ลดขนาดไฟล์เอกสาร ขนาดใหญ่ให้เล็กลง ทำอย่างไรให้ไม่เสียคุณภาพ
ปัญหาที่หลายคนต้องเคยเจอคือ “ไฟล์เอกสารขนาดใหญ่เกินไป” ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel หรือรูปภาพสแกน ทำให้ส่งทางอีเมลไม่ได้ อัปโหลดไม่ผ่าน หรือเปิดช้าเกินไป โดยเฉพาะเวลาใช้ไฟล์เหล่านี้ในการ พิมพ์เอกสารออนไลน์ หรือส่งงานทางระบบราชการ ที่มักจำกัดขนาดไฟล์ไม่เกิน 10 MB วันนี้เราจะมาดูวิธี ลดขนาดไฟล์เอกสาร ให้เล็กลงแบบง่าย ๆ ฟรี และยังคงความคมชัดเหมือนต้นฉบับ
🔍 ทำไมต้อง ลดขนาดไฟล์เอกสาร ?
- อัปโหลดหรือส่งอีเมลได้เร็วขึ้น
ไฟล์เล็กลง ใช้เวลาอัปโหลดน้อยลง เหมาะกับการส่งงานผ่านอีเมลหรือ Google Drive - ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
โดยเฉพาะคนที่เก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์หรือ Cloud เช่น OneDrive, Dropbox - เปิดไฟล์ได้ไวขึ้น
ไม่ต้องรอโหลดนาน โดยเฉพาะไฟล์ PDF ที่มีภาพเยอะ - เตรียมไฟล์สำหรับพิมพ์งานได้ง่ายขึ้น
ร้านปริ้นเอกสารสามารถเปิดไฟล์และพิมพ์ได้รวดเร็ว โดยไม่กระตุกหรือเกิดปัญหาไฟล์ใหญ่เกิน
📄 วิธีลดขนาดไฟล์ PDF ออนไลน์ (ฟรีและง่ายที่สุด)
หนึ่งในไฟล์ยอดนิยมที่คนมักต้องบีบอัดคือ PDF เพราะเป็นไฟล์ที่เก็บรูปภาพ ข้อความ และกราฟิกในตัวเดียว ซึ่งมักมีขนาดใหญ่
ต่อไปนี้คือเว็บไซต์ยอดนิยมที่ใช้ลดขนาดไฟล์ PDF ฟรี:
1. iLovePDF (www.ilovepdf.com/compress_pdf)
- เข้าเว็บไซต์ → เลือกเมนู “บีบอัด PDF”
- อัปโหลดไฟล์ PDF ของคุณ
- เลือกระดับการบีบ (Low, Recommended, Extreme)
- กด “บีบอัด PDF” แล้วดาวน์โหลดได้ทันที
ข้อดี: ใช้งานฟรี รองรับหลายไฟล์พร้อมกัน
ข้อเสีย: ถ้าบีบมากเกินไป ภาพอาจลดความคมชัด
2. SmallPDF (www.smallpdf.com/compress-pdf)
- เข้าเว็บ → อัปโหลดไฟล์ PDF
- ระบบจะบีบอัดให้อัตโนมัติ
- ดาวน์โหลดไฟล์ใหม่ที่เล็กลง
จุดเด่น: ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับมือใหม่
เหมาะกับ: งานเอกสารทั่วไป เช่น ใบสมัคร รายงาน โบรชัวร์
3. PDF Compressor (pdfcompressor.com)
- รองรับการบีบอัด PDF พร้อมกันสูงสุดถึง 20 ไฟล์
- ดาวน์โหลดได้ทีเดียวในรูปแบบ ZIP
ข้อดี: เร็วและเหมาะกับไฟล์จำนวนมาก
ข้อเสีย: ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลา
🧩 วิธีลดขนาดไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint
ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Office ก็มักมีขนาดใหญ่โดยเฉพาะถ้าใส่รูปภาพไว้เยอะ
✅ วิธีลดขนาดไฟล์ใน Word / PowerPoint
- เปิดไฟล์ → คลิกที่รูปภาพ → เลือก “Compress Pictures”
- เลือกความละเอียด (เช่น Email หรือ Print)
- กด “Apply to all pictures”
- บันทึกไฟล์ใหม่
ผลลัพธ์: ไฟล์เล็กลงได้ถึง 70–90% โดยไม่เห็นความแตกต่างของภาพ
✅ วิธีลดขนาดไฟล์ Excel
- ลบชีตที่ไม่ใช้ และล้างช่องว่างที่ไม่มีข้อมูล
- ไปที่ File → Info → Check for Issues → Inspect Document เพื่อลบข้อมูลซ่อน
- บันทึกไฟล์เป็น “Binary Workbook (.xlsb)” จะเล็กกว่าไฟล์ปกติ
📱 ลดขนาดไฟล์เอกสาร ผ่านมือถือ
ปัจจุบันสามารถบีบอัดไฟล์ได้ง่าย ๆ ผ่านแอปมือถือ โดยไม่ต้องเปิดคอม เช่น
1. Adobe Acrobat Reader (iOS / Android)
- เปิดไฟล์ PDF
- เลือกเมนู “Reduce File Size”
- แอปจะสร้างไฟล์ใหม่ที่เล็กลงทันที
2. WPS Office
- เปิดไฟล์ PDF → กด “Tools” → “Compress PDF”
- เลือกคุณภาพที่ต้องการ
- บันทึกเป็นไฟล์ใหม่ในมือถือ
3. CamScanner
- สแกนเอกสาร → ปรับคุณภาพ → บันทึกเป็น PDF
- แอปจะบีบไฟล์ให้อัตโนมัติ
💡 เคล็ดลับ ลดขนาดไฟล์เอกสาร โดยไม่เสียคุณภาพ
- บีบอัดภาพก่อนใส่ในเอกสาร
ใช้เว็บอย่าง TinyPNG.com หรือ Compressor.io ช่วยลดขนาดไฟล์ภาพก่อนแนบลง Word หรือ PowerPoint - ใช้ฟอนต์มาตรฐาน
ฟอนต์พิเศษหรือโหลดเสริมจะเพิ่มขนาดไฟล์โดยไม่จำเป็น - ลบ Metadata (ข้อมูลซ่อน)
บางไฟล์มีข้อมูลผู้สร้างหรือเวอร์ชันซ่อนอยู่ ลบออกจะช่วยลดขนาดได้ - บันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF/A
เหมาะกับเอกสารทางราชการหรือไฟล์ที่ต้องเก็บระยะยาว - อย่าบีบหลายรอบ
เพราะการบีบอัดซ้ำ ๆ จะลดคุณภาพไฟล์ลงเรื่อย ๆ โดยเฉพาะรูปภาพ
🔧 โปรแกรมช่วยลดขนาดไฟล์แบบมืออาชีพ
ถ้าคุณต้องลดขนาดไฟล์จำนวนมาก หรือไฟล์ที่ต้องรักษาคุณภาพสูง เช่น แคตตาล็อกหรือหนังสือพิมพ์ แนะนำใช้โปรแกรมเหล่านี้:
- Adobe Acrobat Pro DC → ปรับขนาดและคุณภาพภาพได้ละเอียด
- NXPowerLite Desktop → ลดขนาดไฟล์ Office และ PDF ได้พร้อมกันหลายไฟล์
- Foxit PDF Editor → ใช้แก้ไขและบีบอัด PDF ระดับมืออาชีพ
📊 ตัวอย่างขนาดไฟล์ก่อน–หลังบีบอัด
| ประเภทไฟล์ | ก่อนบีบอัด | หลังบีบอัด | ลดลง (%) |
|---|---|---|---|
| PDF รายงาน 20 หน้า | 25 MB | 5 MB | 80% |
| PowerPoint ใส่รูป | 30 MB | 8 MB | 73% |
| Word มีภาพเยอะ | 15 MB | 3 MB | 80% |
🖨️ สรุป: ลดขนาดไฟล์เอกสาร = ประหยัดเวลา ทำงานเร็วขึ้น
ลดขนาดไฟล์เอกสาร ไม่ได้มีไว้แค่ทำให้ “ไฟล์เล็กลง” เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณ
- ส่งงานสะดวก
- เปิดไฟล์ได้เร็ว
- และเตรียมไฟล์สำหรับพิมพ์เอกสารออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าจะใช้เว็บไซต์ฟรี แอปในมือถือ หรือโปรแกรมระดับมืออาชีพ คุณก็สามารถทำให้ไฟล์ขนาดใหญ่กลายเป็นไฟล์เล็กได้ภายในไม่กี่นาที
หากคุณต้องการส่งไฟล์เพื่องานพิมพ์ เช่น ทำหนังสือ โบรชัวร์ หรือรายงานสี
แนะนำให้ลดขนาดไฟล์ก่อนส่ง เพื่อให้ร้านปริ้นเอกสารเปิดไฟล์ได้เร็ว และพิมพ์ออกมาคมชัดเหมือนต้นฉบับทุกหน้า
